Implementasi SIM pada PT XYZ

SISTEM INFORMASI MANEJEMEN

DOSEN:

Prof. Dr. Ir. H. Hapzi Ali, MM

DISUSUN OLEH

DIHAN ARCHIKA

43215010036

ABSTRACK

Sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama suatu organisasi. Infomasi adalah data yang telah diproses/diolah sehingga memiliki arti atau manfaat yang berguna.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.

Informasi pun mempunyai umur, yang dimaksud umur di sini adalah kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai/arti bagi penggunanya. Adanya acuan pada titik waktu tertentu dan pernyataan suatu perubahan pada suatu waktu. Karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran

Setiap  organisasi membutuhkan  sistem informasi manajemen untuk  membantu manajer dalam  mengambil berbagai macam keputusan yang dibutuhkan. Sistem informasi berperan dalam proses pengambilan keputusan operasional harian (perencanan jangka pendek) sampai perencanaan jangka panjang. Pengambilan keputusan merupakan suatu proses yang mencakup beberapa tahap yang saling terjalin, dan bukanlah merupakan suatu perbuatan yang terpisah.

Perencanaan Strategis adalah perencanaan yang berhubungan dengan proses penetapan tujuan, pengalokasian sumber-sumber untuk mencapai tujuan itu dan kebijakan yang dipakai sebagai pedoman untuk memperoleh, menggunakan, atau menghilangkan hal-hal tersebut. Perencanaan strategik cenderung untuk dipusatkan pada masalah-masalah yang tidak terstruktur yang melibatkan variabel-variabel yang jumlahnya banyak dan parameternya tidak pasti. Kadang-kadang perencanaan ini disebut perencanaan tingkat normatif karena keputusan yang dibuat tidak didasarkan pada data statistik, tetapi pada pertimbangan (judgment) dari para perencana.

TINJAUAN PUSTAKA

Implementasi Perencanaan PT. XYZ

Pendahuluan

Strategi perusahaan merupakan bagian penting untuk mencapai tujuan perusahaan dan menjadi pedoman dalam penyusunan strategi bagi unit-unit bisnis di bawahnya. Pengembangan sistem informasi (SI) perusahaan yang didukung oleh penggunaan teknologi informasi (TI) bisa menjadi salah satu strategi dalam meningkatkan daya saing perusahaan. Apabila sebelumnya peranan SI hanya berfungsi sebagai penunjang dalam hal efisiensi biaya operasional, meningkatkan ketepatan dan produktivitas operasi dari berbagai fungsi perusahaan, maka sekarang dapat ditingkatkan perannya sebagai salah satu alat strategis untuk meningkatkan daya saing. Namun pengembangan strategi SI harus disesuaikan dengan strategi perusahaan agar peran dan fungsi SI tersebut dapat meningkat dan pada akhirnya meningkatkan nilai perusahaan itu sendiri.

PT. XYZ memiliki permasalahan dimana unit-unitnya tersebar di berbagai daerah di pulau Jawa, Sumatera, dan Sulawesi, dan mulai dirasakan perlunya sistem informasi yang terintegrasi untuk membantu meningkatkan kinerja operasional perusahaan. Belum adanya sebuah sistem yang dapat membantu mempercepat pengambilan keputusan pada level manajemen puncak, untuk dapat memudahkan proses perencanaan, pengendalian dan pengawasan, serta peningkatan tingkat ketersediaan produk kepada konsumen juga menjadi kendala bagi para pimpinan perusahaan. Selain itu, seiring dengan berkembangnya perusahaan, mutasi (perpindahan) pegawai atau habisnya masa tugas para tenaga ahli (expert) di perusahaan juga membentuk sebuah fenomena “knowledge drain” dimana terdapat jenjang yang cukup jauh di antara karyawan baru dan karyawan yang sudah berpengalaman. PT. XYZ tidak ingin hal semacam itu terus berlangsung, karena knowledge merupakan aset yang sangat berharga bagi perusahaan. Untuk itu diperlukan sebuah rencana strategis bagi pengembangan sistem informasi di PT. XYZ untuk menjawab permasalahan-permasalahan di atas. Makalah ini menjelaskan proses dan hasil penyusunan rencana strategis tersebut dimana untuk kepentingan perusahaan maka nama perusahaan terpaksa disamarkan. Metodologi yang diacu dalam penyusunan rencana strategis sistem informasi adalah metodologi yang diusulkan oleh Ward dan Peppard (2002).

Artikel ini terdiri dari lima bagian. Bagian pertama adalah pendahuluan yang menjelaskan latar belakang dan tujuan penelitian. Bagian kedua berisi hasil analisis lingkungan yang menjadi bagian dari perencanaan strategis sistem informasi mengikuti metodologi Ward dan Peppard. Bagian ketiga mengulas tentang strategi sistem informasi. Arsitektur dari sistem informasi yang diusulkan diulas di bagian keempat. Makalah ini diakhiri dengan kesimpulan di bagian kelima.

2.      Analisis Lingkungan

Penyusunan rencana strategi sistem informasi dengan menggunakan metodologi Ward dan Peppard terbagi dalam beberapa langkah seperti dapat dilihat pada Gambar 1. Terdapat empat hal yang harus dilakukan terlebih dahulu sebelum dapat menyusun strategi sistem informasi yaitu analisis lingkungan bisnis baik internal maupun eksternal serta analisis lingkungan SI/TI baik internal dan juga eksternal. Hasil analisis lingkungan internal dan eksternal bisnis serta analisis lingkungan internal dan eksternal SI/TI menjadi masukan dalam melakukan formulasi strategi SI yang tepat dan sejalan dengan strategi perusahaan.

2.1 Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis (Analisis SWOT)

Analisis SWOT digunakan dalam melakukan analisis lingkungan bisnis, yaitu dengan mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dari bisnis yang dilakukan oleh PT. XYZ. Dari hasil analisis SWOT yang dilakukan, secara ringkas dapat diidentifikasi bahwa kekuatan PT. XYZ, yaitu kemampuan dimana PT. XYZ lebih unggul dibandingkan dengan pesaing, teridentifikasi sebagai berikut:

1.      keterampilan dan pengalaman SDM dalam bidang operasional dan pemeliharaan berbagai jenis produk dari PT. XYZ,

2.      Potensi untuk peningkatan produksi dan kapasitas produksi,

3.      Organisasi yang efektif

4.      Sistem Informasi menjadi alat utama proses bisnis. Sedangkan untuk kelemaha yaitu kemampuan yang lebih rendah dibanding dengan pesaing

teridentifikasi sebagai berikut:

1.      Keterbatasan sumber dana internal

2.      Kurangnya budaya kerja produktif

3.      Umur fasilitas fisik yang relatif tua, belum ada rehabilitasi besar dan sumber daya alam yang digunakan cenderung menurun.

Kekuatan dan kelemahan PT. XYZ ini menjadi dasar pembentukan strategi bisnis perusahaan yang sesuai dengan kondisi internal perusahaan. Adapun faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi seperti peluang PT. XYZ terhadap :

1.      pertumbuhan kebutuhan akan produk dari PT. XYZ

2.      ketersediaan dana di pasar

3.      Adanya jaminan pemerintah untuk mempercepat pembangunan fasilitas fisik untuk penyediaan energi bagi masyarakat masih sedikitnya operator yang profesional di pasar. a ancamannya terdiri dari :

4.      terbatasnya pasokan energi primer

5.      Potensi munculnya pesaing baru, dan Regulasi pemerintah yang sehat belum dapat direalisasikan.

Hasil analisis lingkungan bisnis menunjukkan peluang yang besar untuk PT. XYZ melakukan pengembangan usaha. Di sisi lain, hasil analisis lingkungan bisnis juga menunjukkan bahwa PT. XYZ memiliki keterbatasan sumber daya internal walaupun memiliki kemampuan operasional dan pemeliharaan fasilitas yang ada masih lebih baik dari pesaing. Untuk itu dalam lima tahun ke depan arah perusahaan adalah perbaikan berkelanjutan pengelolaan aset dan operasional (continuous improvement in managing operation) yang diharapkan menjadi modal PT. XYZ untuk pengembangan/pembangunan fasilitas baru (managing growth).

2.2 Analisis Lingkungan Internal Bisnis (Balanced Scorecard)

Dari hasil analisis lingkungan eksternal bisnis menggunakan SWOT di atas, selanjutnya dapat dikembangkan ke dalam analisis data indikator kinerja dengan menggunakan empat perspektif Balanced Scorecard, yang terdiri dari perspektif keuangan, pelanggan, proses bisnis internal serta pertumbuhan dan pembelajaran yang digambarkan secara umum melalui peta strategi PT. XYZ (lihat Gambar 2). Peta strategi tersebut disusun berdasarkan hasil analisis lingkungan eksternal bisnis perusahaan. Dari setiap strategi yang tercantum dalam peta strategi, selanjutnya dapat disusun indikatorindikator kunci yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja setiap strategi perusahaan, serta critical success factornya.

2.3 Analisis Lingkungan Ekternal Sistem Informasi

Analisis lingkungan ekternal SI ditujukan untuk mengetahui arah perkembangan aplikasi sistem informasi, perangkat keras, dan jaringan komputer. Tren aplikasi SI saat ini mengarah kepada aplikasi berbasis web yang memberikan kemudahan dalam hal instalasi, penggunaan serta pengaksesan. Tren perangkat keras seperti perkembangan kecepatan prosesor, kapasitas harddisk, kapasitas memori, serta semakin kecilnya ukuran memberikan dampak perubahan yang

besar pada dunia TI yang mendorong penggunaan rack-based server dengan kemampuan besar dapat disimpan dalam ukuran yang lebih ekonomis. Hal ini juga berpengaruh pada tren jaringan komputer ke depannya yang mengarah kepada penggunaan jaringan nirkabel (Wi-Fi atau Wi-Max).

2.4 Analisis Lingkungan Internal Sistem Informasi

Analisis SI internal yang ada pada PT. XYZ dilakukan dengan menyusun matriks McFarlan untuk mengetahui penggunaan aplikasi-aplikasi pendukung proses bisnis perusahaan pada saat ini. Yang kemudian dipetakan ke dalam peta strategi perusahaan sehingga terlihat gap teknologi yang digunakan pada saat ini terhadap setiap kemungkinan pengembangan teknologi untuk mendapatkan hasil yang maksimal (lihat Gambar 4).

3. Strategi Sistem Informasi

Strategi SI merupakan salah satu hasil dari proses analisis terhadap SI, TI, kebutuhan bisnis, informasi serta arah perkembangan TI ke depan. Strategi SI yang dibangun haruslah sesuai dengan strategi perusahaan keseluruhan dalam rangka mendukung tercapainya tujuan bisnis perusahaan. Gambar 3 menunjukkan strategi sistem informasi PT. XYZ yang memberikan arah bagi pengembangan aplikasi sistem informasi ke depan. Aplikasi-aplikasi yang dibangun haruslah dapat menyajikan informasi yang benar-benar berguna bagi perusahaan. Untuk menentukan solusi aplikasi system informasi digunakan metode pemetaan kebutuhan informasi yang dikemukakan oleh Ward dan Peppard (2002). Dari hasil pemetaan terhadap kebutuhan informasi tersebut diusulkan agar dilakukan optimalisasi penggunaan, pengembangan, dan penggantian terhadap aplikasi yang sedang berjalan serta pembuatan aplikasi sistem informasi baru.

Ellipse, Pada saat ini hampir semua pencatatan yang bersifat transaksional dilakukan dengan menggunakan sistem informasi Ellipse dimana PT. XYZ menggunakan lima modul utama, yaitu Finance, Operation, Maintenance, Supply Chain Management (SCM), dan Human Resource (HR).

Finance. Pencatatan transaksi keuangan PT. XYZ sudah dilakukan dengan baik pada modul Finance di Ellipse, termasuk pencatatan konsolidasi laporan keuangan dari anak perusahaan PT. XYZ. Namun data transaksional keuangan ini belum dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk proses analisis lebih lanjut ke dalam sistem informasi eksekutif, yang dalam hal ini adalah Business Intelligence (BI) PT. XYZ. Pelaporan kinerja keuangan selama ini baru dilakukan oleh aplikasi PB-View, oleh karena itu diperlukan optimalisasi penggunaan data keuangan yang diharapkan bias digunakan pada data warehouse untuk mempermudah proses analisis dan mendukung BI PT. XYZ.

Operation. Pencatatan transaksi operasional dari work order, penggunaan material, aktivitas produksi, hingga prosedur operasional sudah dilakukan dengan baik dalam modul operation Ellipse. Namun pencatatan data unit fasilitas tidak dapat dilakukan dikarenakan keterbatasan fungsi modul dan terpisahnya data Ellipse, Manajemen Energi, dan Gatecycle, sehingga analisis tidak dapat dilakukan secara maksimal Oleh karena itu diperlukan optimalisasi penggunaan data operasi yang diharapkan bisa digunakan sebagai masukan ke dalam data warehouse, yang akan menggabungkan data dari beberapa aplikasi untuk mempermudah proses analisis dan mendukung BI PT. XYZ.

Maintenance. Pencatatan transaksi pemeliharaan dari work order, kebutuhan material dan sumber daya manusia, aktivitas pemeliharaan, prosedur operasional pemeliharaan, hingga rencana pemeliharaan sudah dilakukan dalam modul maintenance Ellipse. Namun modul maintenance Ellipse ini hanya dapat menentukan batas maksimum dan batas minimum waktu pemeliharaan berkala sehingga harus dibantu oleh aplikasi terpisah yaitu Pdm-software. Hal ini

membuat proses analisis menjadi tidak maksimal, untuk itu diharapkan bisa dimasukkan ke dalam data warehouse untuk mempermudah proses analisis dan mendukung BI PT. XYZ.

Supply Chain Management. Pencatatan seluruh transaksi material dan bahan bakar PT. XYZ sudah dilakukan dengan baik pada modul SCM Ellipse, termasuk di dalamnya pencatatan work order, pemesanan dan pembelian material dan bahan bakar, penerimaan dan proses register material dan bahan bakar hingga menjadi catalogue persediaan penyimpanan, pengeluaran material dan bahan bakar, hingga inventory tracking. Namun, pelaporan kinerja SCM selama

ini masih dilakukan oleh aplikasi PB-View. Dengan adanya BI, diharapkan pelaporan kinerja akan lebih terintegrasi.

Human Resource. Pada saat ini pencatatan transaksional yang dilakukan modul HR Ellipse baru sebatas pada data karyawan, penggajian, dan penilaian kinerja. Dibutuhkan penambahan fungsi establishment, resourcing, work force planning, serta training agar modul HR ini dapat berfungsi secara maksimal untuk mendukung strategi bisnis perusahaan. Penambahan fungsi tersebut akan mempermudah perencanaan, pengembangan, pelatihan dan kaderisasi angkatan kerja untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia. Penambahan fungsi training yang terintegrasi pada modul HR juga membantu menentukan pelatihan yang dibutuhkan oleh karyawan agar kompetensinya terpenuhi.

Manajemen Energi. Pencatatan terhadap indikator kinerja, jam operasional unit produksi, jumlah penggunaan bahan bakar, laju bahan bakar, hasil produksi, dan segala sesuatu mengenai teknis produksi selama ini sudah dilakukan dengan baik oleh aplikasi yang dikembangkan sendiri oleh PT. XYZ yang dinamakan dengan Manajemen Energi. Namun data dari Manajemen Energi ini juga belum dapat digunakan secara maksimal karena dibutuhkan data dukungan lainnya dari aplikasi Ellipse serta Gatecycle untuk melakukan analisis lebih lanjut. Untuk itu harus dilakukan optimalisasi penggunaan data Manajemen Energi ke dalam data warehouse untuk mendukung BI PT. XYZ.

Gatecycle. Aplikasi Gatecycle berfungsi untuk membuat pemodelan dan simulasi efisiensi, losses, proses ideal, beban ideal, dan sebagainya. Pemodelan ideal unit pembangkit ini dilakukan berdasarkan variabel-variabel yang dapat mempengaruhi proses produksi dari unit produksi seperti kondisi operasi selama ini, kualitas masukan bahan bakar, laju bahan bakar, jenis bahan bakar, beban produksi, dan lain-lain. Aplikasi ini berjalan sendiri, untuk itu diharapkan dilakukan pengembangan aplikasi agar dapat mengambil data langsung dari basisdata Manajemen Energi, serta dibuatkan sebuah basisdata pendukung untuk mencatat hasil pemodelan dan simulasi Gatecycle.

Pdm Software. Aplikasi yang digunakan sebagai pendukung modul maintenance Ellipse ini digunakan untuk melakukan analisis preventive, predictive, dan corrective pemeliharaan unit produksi. Sama seperti aplikasi transaksional lainnya, data dari aplikasi Pdm Software ini belum dapat digunakan untuk analisis tingkat lanjut. Karena itu harus dilakukan optimalisasi data ke dalam data warehouse, yang akan menggabungkan data dari beberapa aplikasi khususnya Ellipse untuk mempermudah proses analisis dan mendukung BI PT. XYZ.

Pro-Sim. Aplikasi ini melakukan analisis terhadap tren kebutuhan produk dan pemetaan beban produk. Penggunaan aplikasi ini dinilai belum maksimal karena penggunaannya lebih kepada validasi terhadap hasil analisis yang dilakukan oleh unit kerja. Ke depannya, aplikasi ini diharapkan dapat digunakan dengan lebih optimal untuk melihat peluangpeluang peningkatan produksi ke depannya. Selain itu juga dilakukan optimalisasi data hasil analisis Pro-Sim ke dalam data warehouse, yang akan menggabungkan data dari beberapa aplikasi khususnya Ellipse, Manajemen Energi, dan Gatecycle untuk mendukung BI PT. XYZ

PB-View. Aplikasi pelaporan yang digunakan PT. XYZ saat ini adalah PB-View. Aplikasi ini dinilai kurang karena tidak dapat memenuhi kebutuhan dalam memberikan laporan secara real-time karena tidak terhubung langsung ke dalam basisdata aplikasi-aplikasi operasional dan tidak dapat melakukan pelaporan yang mendalam. Diusulkan untuk mengganti aplikasi ini dengan aplikasi corporate dashboard yang didukung oleh BI sehingga proses pelaporan real-time serta pelaporan lebih mendalam dengan fitur drill-down dapat dilakukan.

Office Automation. Penggunaan Office Automation untuk mendukung operasional sehari-hari pada saat ini dirasa cukup memuaskan. Dalam rencana sistem informasi, diusulkan aplikasi Office Automation untuk bersinergi dengan aplikasi Knowledge Management untuk penyebaran informasi dan pengetahuan yang lebih lengkap dan akurat. Selain usulan optimalisasi penggunaan dan penambahan fitur dari aplikasi yang sudah berjalan, diusulkan pula penambahan beberapa aplikasi sebagai berikut:

Knowledge Management. Aplikasi knowledge management PT. XYZ nantinya akan mendukung fungsi e-Learning, Document Sharing (Online-magazine, E-Library, Personel-Group-Corporate document, Online Discussion), dan Collaboration. Aplikasi ini akan memberikan beberapa manfaat bagi PT. XYZ seperti peningkatan kemampuan pengambilan keputusan, sehingga dapat meningkatkan respon terhadap pelanggan, meningkatkan cara kerja serta proses di perusahaan, serta menciptakan pemerataan pengetahuan.

Data Warehouse. Keuntungan penggunaan data warehouse bagi PT. XYZ, yaitu:

1.      Sebuah data warehouse berisi data penting yang dibutuhkan PT. XYZ, seperti: data keuangan, operasional, pemeliharaan pembangkit, SCM, sumber daya manusia, manajemen energi, knowledge management, dan lain-lain. Hal ini akan mempermudah PT. XYZ dalam menyusun laporan atau melakukan analisis terhadap informasi yang berasal dari satu atau lebih sumber data.

2.      Dengan penggunaan data warehouse, seluruh data yang tidak konsisten yang dikelola oleh unit teknologi informasi PT. XYZ dapat diidentifikasi dan diperbaiki. Ini akan menyederhanakan proses pelaporan dan analisis.

3.      Data warehouse PT. XYZ nantinya akan menggunakan data yang terpisah dari basisdata operasional PT. XYZ, sehingga proses pembuatan laporan dan analisis dapat dilakukan tanpa mengganggu atau menghambat proses dan sistem operasional bisnis PT. XYZ.

4.      Data warehouse PT. XYZ nantinya akan memfasilitasi penggunaan aplikasi pendukung pengambilan keputusan, dalam hal ini business intelligence dan corporate dashboard yang akan menyediakan informasi seperti laporan tren, laporan kinerja dan sebagainya sesuai dengan tujuannya.

5.      Data operasional serta informasi PT. XYZ dapat disimpan dengan aman untuk waktu yang lama dan dalam jumlah yang besar dalam data warehouse, walaupun sistem sumber data mengalami masalah atau sudah tidak digunakan lagi.

Tabel 1 memperlihatkan sebagian subyek data yang perlu dibangun dalam data warehouse PT. XYZ.

Business Intelligence. Business intelligence PT. XYZ nantinya diharapkan dapat melakukan otomatisasi analisis terhadap data yang dimiliki PT. XYZ untuk mendukung pengambilan keputusan seperti tren kebutuhan produk, risiko, kinerja unit produksi, rencana pemeliharaan fasilitas produksi, menemukan indikator-indikator dan pattern yang mempengaruhi produksi yang selama ini belum diketahui, serta kinerja perusahaan. Business analytical merupakan bagian terpenting dari business Intelligence yang terdiri dari kumpulan aplikasi, teknik, dan proses untuk melakukan manipulasi, penambangan, dan analisis terhadap data yang ada di data warehouse.

Corporate Dashboard. Corporate dashboard memungkinkan tingkat manajemen PT. XYZ untuk memonitor kinerja perusahaan secara real time dan memberikan laporan khusus dari setiap departemen dalam organisasi. Corporate dashboard memberikan beberapa keuntungan, di antaranya adalah:

1. Pelaporan kinerja perusahaan dan pembangkit secara visual dan cepat (real time).

2. Memiliki kemampuan untuk mengidentifikasi tren kebutuhan produk, mengukur efisiensi kinerja, dan memberikan laporan mendalam (drill-down) mengenai tren, kinerja, dan sebagainya.

Aplikasi-aplikasi yang ada dipetakan dalam portofolio aplikasi menggunakan Strategic Grid McFarlan untuk melihat dampak yang dihasilkan oleh SI terhadap operasional bisnis maupun strategi perusahaan PT. XYZ (lihat Gambar 4).

4. Arsitektur Sistem Informasi

Aplikasi-aplikasi yang telah teridentifikasi di Bagian 3 dapat dikategorikan dalam tiga kelompok yaitu Aplikasi Operasional Bisnis, Aplikasi Pelaporan-Monitoring-dan-Analitikal, dan Aplikasi Pendukung. Gambar 5 memperlihatkan arsitektur SI PT. XYZ di masa mendatang yang memperlihatkan posisi dari masing-masing kelompok. Aplikasi operasional bisnis terdiri dari aplikasi Enterprise Assets Management (EAM), aplikasi produksi, dan aplikasi untuk audit dan manajemen risiko. Yang termasuk dalam kelompok aplikasi pelaporan, monitoring, dan analitikal adalah data warehouse, business intelligence, corporate dashboard, dan aplikasi pelaporan. Sedangkan yang termasuk dalam aplikasi pendukung diantaranya adalah otomasi perkantoran, surat elektronik, dan knowledge management.

( ) = Aplikasi yang sedang berjalan dan cukup memuaskan

(*) = Aplikasi yang sedang berjalan, namun butuh pengembangan dan optimalisasi penggunaan

(**) = Aplikasi yang diusulkan dan akan diterapkan

Jenis – Jenis Sistem Informasi

Sistem informasi pada dasarnya bisa terbagi menjadi beberapa jenis. Jenis-jenis dari sistem informasi tersebut biasanya terdiri dari spesifikasi dan juga fungsi tertentu yang ada di dalam suatu perusahaan atau suatu organisasi. Paling tidak ada 7 jenis sistem informasi yang saat ini banyak diimplementasikan dalam perusahaan dan juga organisasi.

Pengertian sistem informasi itu sendiri adalah suatu sistem yang dibangun untuk meneruskan pada sistem tertentu, sehingga membuat data yang ada menjadi lebih terkoordinir. Berikut ini adalah ketujuh jenis sistem informasi yang banyak diimplementasikan di dalam sebuah perusahaan ataupun organisasi:

1. Sistem Informasi Manajemen

Jenis sistem informasi pertama adalah sistem informasi manajeman. Sesuai dengan namanya, sistem informasi manajemen merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem informasi yang digunakan pada sasaran kalangan manajerial. Kalangan manjerial merupakan setiap individu yang memiliki posisi di dalam sebuah organisasi dan lingkup pekerjaan yang bertugas untuk melakukan manajemen pada suatu divisi atau bagian di dalam organisasi dan juga perusahaan.

Level manajerial biasanya ditandari dengan jabatan manajer, pimpinan, ataupun ketua pelaksana. Dengan fungsinya sebagai individu yang dapat mengatur dan memanage bawahan dan anak buah, maka sistem informasi manajemen ini sangat penting sekali untuk para level management dalam hal:

• Melakukan monitoring terhadap kinerja anak buah
• Memberikan penilaian langsung terhadap kinerja anak buah
• Menerima laporan dan juga hasil pekerjaan dari anak buah atau bawahan
• Melaksanakan fungsi pengawasan dan juga pemindahtugasan bagi bawahan dan juga anak buah
• Memberikan masukan kepada dewan direksi terhadap promosi jabatan dari anak buah
• Melihat kelebihan dan juga kekurangan yang dimiliki oleh anak buah
• Melakukan komunikasi antar level manajerial untuk kepentingna organisasi dan juga perusahaan.
• Membantu mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen dalam mengatasi suatu permasalahan
• Menganalisa suatu masalah dan juga problem yang muncul pada suatu organisasi
• Meningkatkan efisiensi manajerial di dalam sebuah organisasi atau perusahaan
• Menunjang fungsi operasional dari manajemen dalam melakukan tugasnya di sebuah perusahaan atau organisasi

Dengan adanya sistem informasi manajemen, maka hal ini akan sangat memudahkan para pegawai yang berada pada level manajerial untuk lebih bisa bekerja secara efisien dan tepat waktu, serta mempermudah pengambilan keputusan, serta pengawasan terhadap bawahannya. (baca juga: sistem informasi manajemen menurut para ahli)

2. Sistem Informasi Eksekutif

Jenis sistem informasi yang kedua adalah sistem informasi eksekutif. Sistem informasi eksekutif berarti merupakan sebuah sistem informasi yang dikembangkan dan juga diimplementasikan untuk memberikan kemudahan arus informasi suatu organisasi atau perusahaan kepada mereka yang berada pada level eksekutif.

Siapa saja yang termasuk di dalam level eksekutif? Adapun, mereka yang termasuk ke dalam level eksekutif dari sebuah perusahaan atau organisasi adalah mereka yang:

• Memiliki hak penuh atas organisasi ataupun perusahaan, bisa jadi pemegang tunggal perusahaan dan juga pemegang saham organiasasi atau perusahaan
• CEO atau pemimpin tertinggi dari sebuah perusahaan
• Dewan Komisaris perusahaan
• DIrektur Utama dari sebuah perusahaan atau kantor cabang
• Dewan Direksi
• Dan elemen eksekutif lainnya yang memilki kewenangan khusus terhadap suatu perusahaan ataupun organisasi.

Biasanya, sistem informasi yang ditujukan kepada level eksekutif dari suatu organisasi atau perusahaan banyak berisi mengenai:

• Kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu
• Kinerja dari level manajerial, atau jabatan yang langsung berada di bawah level eksekutif
• Kondisi kestabilan keuangan dan juga finansial dari sebuah perusahaan ataupun organisasi
• Lingkungan kerja dan juga budaya organisasi yang timbul pada perusahaan atau organisasi tersebut
• Nilai perusahaan atau organisasi di dalam bursa saham

Mengapa sistem informasi eksekutif sangat penting?

Sistem informasi eksekutif sanga penting untuk diimplementasikan, karena dapat membantu memudahkan para level eksekutif untuk dapat memantau langsung perusahaan atau organisasi yang mereka bawahi. Selain itu, dengan adanya sistem informasi eksekutif yang baik, maka seluruh level ekskutif dapat membantu mensejahterakan dan juga mengembangkan perusahaan atau organisasi yang mereka miliki menjadi lebih baik lagi.

3. Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi atau SIA merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem informasi manajemen, yang berhubungan dengan kegiatan akuntansi dan juga penghitungan dari sebuah perusahaan ataupun organisasi. Seperti kita ketahui, akuntansi merupakan proses yang dilakukan untuk melihat kondisi kesehatan keuangan dan finansial, serta bagaimana suatu sistem keuangan di dalam sebuah perusahaan atau organisasi dapat berjalan.

Dengan adanya sistem informasi akuntasi yang diimplementasikan dengan baik dan juga benar, maka sistem informasi akuntasi ini dapat membantu para akuntan di sebuah perusahaan atau organisasi dalam melakukan:

• Proses audit dari kondisi keuangan perusahaan
• Menampilkan data-data pembelanjaan, pembelian, dan segala bentuk keuangan yang dilakukan dan dilalui oleh sebuah perusahaan
• Membantu mempercepat proses penghitungan akuntansi keuangan
• Menentukan keuntungan dan juga kerugian dari sebuah perusahaan
• Memperjelas informasi penting mengenai jumlah dana yang harus dihtung dengan melakukan proses akuntansi
• Merapihkan catatan keuangan dari sebuah perusahaan atau organisasi
• Membantu mempercepat proses pengambilan keputusan perusahaan, terutama pada level akuntansi keuangan perusahaan
• Menyediakan proses transaksi keuangan dan keternagan akuntansi rutin dari sebuah perusahaan

Sistem informasi akuntasi sangat membantu para akuntan, terutama pada periode tutup buku di akhir tahun, karena dengan adanya sistem informasi akuntasi, semua transaksi selama setahun akan tersimpan ke dalam sistem, yang akan memudahkan akuntan dapat melakukan proses akuntansi menjadi lebih cepat, efisien dan juga lebih optimal.

4. Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan terkadang merupakan salah satu implementasi dari sistem informasi yang berada di bawah naungan manajamen, namun terkadang sistem informasi keuangan juga bisa merupakan sistem informasi yang berdiri sendiri. Ada beberapa perusahaan yang melibatkan pihak manajemen dalam membantu proses pengaturan keuangan perusahaan, dan ada yang tidak. Sehingga hal ini tergantung dari budaya organisasi dari perusahaan tersebut.

Namun demikian, sistem informasi keuangan sendiri merupakan suatu implementasi dari sebuah sistem informasi yang berisi segala data transaksi keuangan dari sebuah perusahaan, yang nantinya bisa terintegrasi pula dengan sistem informasi akuntansi.

Mengapa sistem informasi keuangan penting untuk diimplementasikan?

Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa sistem informasi keuangan penting untuk diimplementasikan, dan juga beberapa manfaat dari sistem informasi keuangan:

• Sistem informasi keuangan membantu mencatat segala bentuk transaski yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu, misalnya pada periode satu tahun
• Sistem informasi keungan dapat diintegrasikan dengan sistem informasi akuntansi, untuk membantu mempermudah para akuntan dalam melakukan penghitungan mengenai neraca keuangan suatu perusahaan
• Dengan adanya sistem informasi keuangan, para pegawai yang berada pada bagian keuangan bisa melakukan kroscek mengenai transaksi jual beli yang sudah prnah dilakukan oleh perusahaan tersebut.
• Membantu mempermudah pekerjaan auditor dalam menganalisa keuangan suatu perusahaan
• Mempercepat proses pencatatan dan juga pemanggilan kembali informasi mengenai transasksi jual beli yang sudah pernah dilakukan
• Membantu penghitungan pajak dari suatu perusahaan
• Melakukan monitoring terhadap karyawan yang sering melakukan peminjaman
• Memonitoring mengenai potongan gaji dan juga pemberian bonus dan tunjangan karyawan
• Dapat terintegrasi dengan sistem informasi sumber daya manusia, terutama dalam hal payroll, yang menyangkut pemberian gaji dan juga tunjangan karyawan

Dengan adanya sistem informasi keuangan ini, maka stiap detail transaksi keuangan dari sebuah perusahaan atau organisasi tidaka akan terlewat, sehingga sangat memudahkan setiap bagian perusahaan yang sistem informasinya terintegrasi dengan sistem informasi keuangan untuk melakukan analisis.

5. Sistem Informasi Manufaktur

Bagi perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur dan juga produksi, terutama produksi barang, maka sistem informasi manufaktur merupakan salah satu jenis sistem informasi yang wajib dimilki. Sistem informasi manufaktur kebanyakan digunakan dan juga diimplementasikan pada bagian produksi suatu perusahaan, yang bergerak di bidang produksi.

Apa saja fungsi dari implementasi sistem informasi manufaktur?

• Pada dasarnya, sistem informasi manufaktur memilki banyak sekali fungsi, seperti:
• Mencatat total produksi yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan
• Mencatat barang-barang produksi yang tidak lolos dari quality control
• Mencatat hasil produk yang berhasil dilempar ke pasaran
• Mencatat produk yang berhasil diekspor ke mancanegara
• Mencatat biaya produksi yang harus dikeluarkan untuk setiap sesi produksi
• Melakukan analisa terhadap kebutuhan bahan pokok dan sumber daya manusia di dalam proses produksi
• Memberikan informasi mengenai kegiatan proses produksi yang sedang berlangsung
• Membantu bagian produksi untuk menganalisa produk-produk apa saja yang harus dikembangkan, dihentikan ataupn diperbanyak produksinya
• Membantu analisa kelebihan dan kekurangan dari sebuah produk hasil produksi perusahaan tersebut
• Memberikan informasi kepada bagian RnD (Research and Development) dalam membantu mengenmbankan produk – produk baru yang harus diproduksi

SIstem informasi manufaktur ini dapat terintegrasi dengan sistem informasi keuangan dan juga sistem informasi sumberdaya manusia atau SDM, karena di dalam implementasinya, banyak fungsi dari sistem informasi manufaktur ini sangat sangat penting bagi SDM dan juga keuangan.

Sponsors Link

6. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Jenis sistem informasi yang berikutnya adalah sistem informasi sumber daya manusia alias SDM. Sesuai dengan namanya, biasanya sistem informasi ini berhubungan dengan bagian personalia, atau HR dari suatu perusahaan dan juga organisasi. Sistem informasi SDM ini memiliki banyak sekali data dan juga informasi, mengenai:

• Data diri dari karyawan yang dimilki oleh perusahaan
• Total gaji pokok, tunjangan, bonus dan informasi keuangan lainnya yang dimilki oleh karyawan
• Jabatan dan masa kerja dari karyawan

Manfaat Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia tentu saja memilki banyak sekali manfaat, terutama bagi bagian personalia dan juga HR. Berikut ini adalah beberapa manfaat dari sistem informasi sumber daya manusia:

• Membantu bagian personalia dalam melakukan analisis mengenai gaji pokok dari seorang karyawan
• Memberikan informasi mengenai kinerja yang dimiliki oleh setiap karyawan
• Membantu bagian personalia dalam menganalisis bonus, potongan gaji, serta pemutasian dan kenaikan jabatan dari karyawan
• Melakukan update data dari seluruh karyawan yang dimilkik oleh perusahaan tersebut
• Sebagai acuan data dalam melakukan proses rekrutmen karyawan baru.

7. Sistem Informasi Pemasaran

Jenis sistem informasi berikutnya yang banyak diimplementasikan adalah jenis sistem informasi pemasaran. Jenis sistem informasi ini sangat penting terutama bagi bagian pemasaran suatu perusahaan. Sistem informasi pemasaran akan membantu mencatat dan juga memberkan informasi penting mengenai penjualan yang telah dilakkan oleh sebuah perusahaan. Yang meliputi:

• Jumlah produk yang sudah terjual
• Produk yang laris dan banyak dipesan
• Produk yang jarang diminati oleh pasar
• Metode pemasaran yang tepat untuk menjual dan memasarkan suatu produk
• Respon pasar terhadap produk yang diluncurkan

Sistem informasi pemasaran ini pada dasarnya dapat membantu usernya untuk:

• Melakukan analisa terhadap pasar (analisis pasar)
• Membantu bagian riset dan pengembangan untuk menganalisa produk-produk dari perusahaan tersebut

Itulah beberapa contoh dari jenis sistem informasi yang banyak digunakan saat ini. Di dalam perusahaan, keseluruhan dari jenis sistem informasi tersebut dapat terintegrasi satu sama lain, menjadi satu sistem informasi yang utuh, yaitu sistem informasi perusahaan, dimana setiap alur informasi yang ada akan saling terhubung satu sama lain, sehingga setiap user yang berwenang dapat mempelajari dan melihat informasi yang sudah tersimpan di dalam database atau basis data perusahaan.

KESIMPULAN

1. Perumusan perencanaan strategis SI PT. XYZ dibentuk dengan menggunakan metodologi Ward dan Peppard sebagai kerangka dasar yang kemudian didukung dengan metoda lain seperti SWOT dan Balanced Scorecard.
2. Sebenarnya implementasi system informasi pada PT. XYZ sudah sangat baik namun karena perkembangan bisnis zaman sekarang yang semakin meningkat maka PT XYZ harus lebih meningkatkan lagi.